失敗しないためのビジネス用英語メールの書き方【例文あり】

2019年7月22日

失敗しないためのビジネス用英語メールの書き方【例文あり】

仕事先にメールを送る場合、失敗したくはありません。相手に失礼にならないように書くことが大切です。そこで、仕事でメールを書く方法をわかりやすくまとめました。英語メール例も3つ用意しました。恥をかかないようにするためにも、ぜひこの記事で対策してください。

 

失敗しないためのビジネス用英語メールの書き方

英語のメール構成は「序文」「本文」「結論」です。各箇所の注意事項を、英語メール例とあわせてご確認ください。

 

件名

件名には、内容が何なのかを記述します。緊急の場合は緊急だとわかるようにしてください。名前を入れると、受け手側のメール確認度合が上がる場合もあります。各単語の最初の1文字は大文字にします。この場合は、a, the などの冠詞、on, in などの前置詞は小文字のままです。

 

REQUEST というようにすべて大文字で記述すると、相手に圧迫感を与えるので使わないようにしましょう。件名に Hi. などを入れると、迷惑メールと判断される場合もあるので注意してください。

 

ビジネスメールの件名 (記述例)

例を挙げると以下の通りです。

Inquiry about Tax Return
確定申告のお問い合わせ

Revision to the Wednesday Meeting Time
水曜日の打ち合わせ時間の変更

Request for New Proposal – Please reply by tomorrow
新規提案への要求 – 明日までにご返信ください

Price Quotation for Outcome-based Contract – Jane Smith
請負契約の見積もりの件

 

件名 – 注意事項
・各単語の最初の1文字は大文字 (前置詞、冠詞除く)
・なるべく少ない文字数で表現
・単語をすべて大文字にしない
・あいさつは本文で
・重要な単語を入れる
・緊急の場合は緊急だとわかるようにする
・件名に名前を入れることも

 

 

序文

メールの序文は、誰に宛てたメールなのかを記述します。ラストネームだけを使い、名前の最後には , (カンマ)を付けます。性別がわからない場合は Mr.Ms. を使わずにフルネームにします。名前のあとに、簡単なあいさつをします。そのあと、メールの主旨・目的を記述します。なぜこのメールを送ったのかを簡潔にわかるようにします。

 

相手の名前 (記述例)

Dear Sir / Madam,
みなさま

Dear Mr. Smith,
スミスさんへ (男性は Mr. (名字)で統一)

Dear Ms. Davis,
デービスさんへ (女性は Ms. (名字)で統一)

Dear Customer,
お客様へ

Dear Sales Department,
営業部のみなさま

To whom it may concern,
各位 (相手を指定できることが望ましいので、なるべく使わないように)

 

 

メールの目的・主旨 (記述例1) : I would like you to ~

受け取り手に何かしてほしいときに使う表現です。

I would like you to look over attached file.
添付ファイルに目を通していただけないでしょうか

On behalf of the team, I would like to thank you for integrating the our platform into your business.
彼らに代わり、我々とあなたのビジネスが統合されたことに感謝申し上げます。

 

 

メールの目的・主旨 (記述例2) : I am writing to ~

メールの最初でよく使われる形です。

I am writing to confirm our meeting on April 7th.
4月7日の会議の確認のためにメールします

I am writing to inform you that a system maintenance will be performed on Aug 28.
8月28日にシステムの保守が行われるため、メールでお知らせいたします

I am writing in hopes of finding the appropriate person who handles this incident.
この件を担当する適切な人員が見つかりましたので、メールでご連絡いたします

I am writing to enquire about the availability of the product.
製品が入手可能かどうかを問い合わせさせていただきたくメールでご連絡いたします

 

 

メールの目的・主旨 (記述例3) : We are excited to introduce to you …

メールの受け取り手に何かを紹介するときに使います。

We are excited to introduce to you our latest product.
我々は最新の製品についてご紹介させていただけたらと思います

We are excited to introduce to you all a part of the results of that research.
我々に研究結果をあなたにご紹介できたらと思います

 

序文 – 注意事項
・誰に宛てたメールなのかを記述
・ラストネームだけを使う
・名前の最後に , (カンマ)を付ける
・性別がわからない場合は Mr.Ms. を使わずにフルネーム
・名前のあとに、簡単なあいさつ
・あいさつのあと、メールの主旨・目的を記述

 

 

本文

本文は、相手に熟読させないようにします。すぐに内容がわかる文章を心がけてください。そのためには、箇条書きを使うなど簡潔にまとめましょう。そして結論を先に述べておくことも大切です。書き終わったら見た目も修正してください。見た目は重要です。

 

情報提供 (記述例)

メールの本文で情報提供をする際はそれを相手が熟読しなくてもわかるように簡潔に記述します。

I am attaching the brochure.
パンフレットを添付いたします。

Here is the information you’ll need to access your account.
これはアクセスに必要な情報です

We regret to inform you that we cannot comply with your request.
申し訳ございませんが、ご要望にはお答えできかねます

We hope you will take advantage of our special offer. It is a great opportunity to increase your market share.
私たちは我々の特別優待をご提供します。市場拡大の良い機会かと存じます

I regret to say that the product you have asked for is currently out of stock. We apologize for any inconvenience we caused.
申し訳ございません。ご要望の商品は現在在庫が切れております。ご迷惑をおかけしていることをお詫びいたします

 

 

依頼 (記述例)

I am afraid I cannot open the file you sent. Could you send it again, please?
お送りいただいたファイルが開けませんでした。再送していただけますでしょうか

I sent you our manual to address some of the questions you had last week. I hope you will find it helpful and informative. Please feel free to let me know if you had any questions or feedback.
先週疑問を持たれた点に関しまして、マニュアルを送らせていただきました。有益なものでありましたら幸いです。もし他の質問がございましたら遠慮なくお知らせください

Your opinion means a great deal to us, we would appreciate your feedback. Reply to this email with your story. Feel free to write whatever you like, but we have included a couple of questions that you can use as a guideline.
あなたの意見は我々にとって貴重なものであり、感謝いたします。つきましてはこのメールに返信ください。ご自由に書いていただいて構いませんが、ガイドラインに従っていくつか質問もさせていただきます。

 

 

箇条書き (記述例)

We will be discussing:
・How to improve work efficiency
・How to build your IT strategy
・The three pillars of research optimization
・How to develop better quality

我々がお話しするのは以下の通りです
・業務効率改善方法
・IT戦略の構築法
・リサーチ適正化の3本の柱
・よりよい品質向上の方法について

 

本文 – 注意事項
・熟読させないこと、すぐに内容がわかる工夫をする (箇条書きなど)
・結論を先に述べておく
・書き終わったら見た目も修正 (見た目も重要)

 

 

結論・締め

メールの締めは、返信が必要ならその旨記述します。簡単なお礼でもよいでしょう。そのあとに名前を記述して終わります。

 

締めの言葉 (記述例)

締めの言葉の例は以下の通りです。

We hope to see you there.
お会いできるのを楽しみにしています

I look forward to hearing from you.
ご返信をお待ちしております。

Thank you for your continued patronage of our business.
毎々格別のお引き立て、感謝申し上げます

Thanks for using our system. We hope you can put some of these tips into practice!
ご利用ありがとうございました。いくつかの項目を実施していただけたら幸いです

 

結論・締め – 注意事項
・返信が必要なら要返信と残す
・簡単なお礼を添えてもいい
・最後に名前

 

 

結びのあいさつ (記述例)

こちらはメールの最後に書く結びのあいさつの例です。

Sincerely yours,
Mike Ford
敬具 (つつしんで申しあげます)

Yours sincerely,
Kate Davis
敬具 (つつしんで申しあげます)

Yours faithfully,
Brian
敬具 (つつしんで申しあげます)

Best Regards,
Rita
よろしくおねがいします

 

 

英文メール (記述例)

最後に英文メールの例を記述します。

 

製品購入のお礼 – メール例1

Dear Noah,

On behalf of Harry, I would like to thank you for buying our new product. We sincerely hope that you will continue to enjoy our product and optimize your marketing.

If you have any questions or if we can further assist you in any way, please feel free to email me or call me at (020) 6789-1234.

Be sure to check out our marketing resources. That is included in the package of our product.

I hope to hear from you soon!

Thank you once again,

Andrea

 

アカウント登録と詳細情報の案内 – メール例2

Dear Lily,

Thank you so much for signing up with HiStoreF. We are very excited to be working with you. Please review the details of your trial signup below.

Here is the information you’ll need to access your HiStoreF account. You may want to print this email for your personal records.

Your Account Information

E-Mail Address: XXXXXXXXX@xxx.xx.xx

User ID: ABC412345

Account Number: XXXX-XXXXX-XXXXXX

Questions or Comments?

Call us at (020) 6789-1234. You can also email us at support@historef.com and we will get back to you promptly.

Thanks again for choosing HiStoreF!

Best regards,

The HiStoreF Team

 

製品レビューのお願い – メール例3

Dear Mr.Jones,

We hope you had a wonderful summer. We appreciate the trust that you have placed in your MAGES and we will continue to strive to provide you with quality guidance. Online reviews are an important part of our business so that we get your insightful feedback and continue to deliver the best service to all of our customers.

We would love for you to share your comments with us by leaving a review on our site http://3040english.info/.

your MAGES welcomes informative and unbiased reviews. If we have not fulfilled your expectations of us, we would like to take this opportunity to do what we can to correct any issues that might have arisen and continue to build our relationship with you.

Thank you for your continued patronage of our business and we look forward to hearing from you.

Best Regards,

Amelia

 

また、例文の発音を確認したい方は以下のページを参考にしてください。

英文を眺めているだけで、ネイティブの発音はわかりません。しかし、どんな英文でもネイティブ並みの発音、イントネーションを確認する方法があります。 […]

 

 

まとめ

英語のメールは「序文」「本文」「結論」の3段階で構成します。再度、下記の注意事項をご確認ください。ビジネスシーンでメールを書くときの参考にしていただけたらうれしいです。


 

件名 – 注意事項
・各単語の最初の1文字は大文字 (前置詞、冠詞除く)
・なるべく少ない文字数で表現
・単語をすべて大文字にしない
・あいさつは本文で
・重要な単語を入れる
・緊急の場合は緊急だとわかるようにする
・件名に名前を入れることも

 


 

序文 – 注意事項
・誰に宛てたメールなのかを記述
・ラストネームだけを使う
・名前の最後に , (カンマ)を付ける
・性別がわからない場合は Mr.Ms. を使わずにフルネーム
・名前のあとに、簡単なあいさつ
・あいさつのあと、メールの主旨・目的を記述

 


 

導入部分 – 注意事項
・メールの主旨・目的を記述 (なぜこのメールを送ったのかを簡潔にわかるように)

 


 

本文 – 注意事項
・熟読させないこと、すぐに内容がわかる工夫をする (箇条書きなど)
・結論を先に述べておく
・書き終わったら見た目も修正 (見た目も重要)

 


 

結論・締め – 注意事項
・返信が必要なら要返信と残す
・簡単なお礼を添えてもいい
・最後に名前

 

 

bullet
箇条書き

itemize
箇条書きにする

put it into practice
実現する、実施する

faithfully
誠実に、 忠実に

sincerely
心から