「電話を受ける」「電話をかける」など電話応対英語表現一覧

2019年7月25日

「電話を受ける」「電話をかける」など電話応対英語表現一覧

どんな会社でも電話応対はあります。日本の会社だけではなく、海外の会社でも電話応対があります。海外の会社に就職すると、あなたも電話に出なければいけないかもしれません。そんなときに役に立つ英会話フレーズを一度にお届けいたします。

 

電話応対英語表現一覧
  1. 「電話を受ける・取る」の英語表現
  2. 「電話をかける」の英語表現
  3. 電話対応トラブルシューティング
  4. まとめ

 

 

「電話をうける・取る」の英語表現

基本的には日本語で電話を受けるときと同じ流れです。

 

電話を受ける・取るときの流れ

以下の流れに沿って、実際に使える英語表現をお伝えしていきます。

1. 最初にあいさつする
2. 自分の名前を名乗る
3. 相手の名前、社名、簡単な用件を伺う
4. 本題に入る

 

1. 最初のあいさつ

電話を受けたときは挨拶をしてから話を始めます。

Hello.
Good afternoon.

Thank you for calling.
お電話ありがとうございます。

 

2. 名前を名乗る

電話を受けて挨拶をした後は、社名と名前を名乗ります。

Okumura Company. This is Kawakami speaking.
Okumura 社の Kawakami です。

Sales department. Odagiri speaking.
営業部の Odagiri です。

 

3. 相手の名前、社名、簡単な用件を伺う

電話を受けたときは、最初の挨拶、自分の名前を名乗る、その次は相手の名前、社名、簡単な用件を伺います。以下のうちで適切なものを使うとよいと思います。

How may I help you?
ご用件は何でしょうか?

May I have your name please?
お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。

May I ask who’s calling, please?
お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。

Who would you like to speak to?
どちらにおつなぎすればよろしいですか?

Could I ask what company you’re with?
会社名を伺っても宜しいでしょうか?

How do you spell your name?
名前のスペルをお伺いしてもよろしいでしょうか。

May I have your contact number?
電話番号をいただけますか?

Let me repeat your number.
お電話番号を復唱いたします。

 

4. 本題に入る

相手が電話をかけてくるということは、相手の電話には目的があります。その電話の目的を達成することが本題です。自分宛の電話の場合はそのまま用件を聞きます。社内の誰か宛の電話の場合は社内の誰かに電話をつなぐことになります。次の項目で誰かにおつなぎする表現を記載します。

 

 

電話を誰かにつなぐ、取り次ぐときの表現

電話を受けたとき、誰かに電話をつなぐこともあるでしょう。そういうときの表現をここでご紹介します。

自分宛の電話の場合
社内の別の方宛の電話の場合

 

自分宛の電話の場合

相手からかかってきた電話が自分宛の場合は、上記の流れで当人だと気づくはずです。もし気づかない場合は再度同じように「私が話していますよ」とお伝えするだけで大丈夫です。そのあと相手が電話をかけてきた目的をお伺いするとよいでしょう。

Speaking.
This is Kawakami speaking.
私です。

 

社内の別の方宛の電話の場合

相手からかかってきた電話が社内の別の方宛の場合、その人に取り次ぐことになります。いったん電話を保留して状況を確認する、電話を転送するなどいくつかすることがあります。必要な表現を以下に示します。

I’ll transfer you.
I’ll put you through.
おつなぎいたします。

Please hold.
Hold on, please.
Just a moment, please.
少々お待ちください。

Could you please hold?
Could you hold for a second?
Could you wait for a moment?
Could I have you wait for a moment?
少しお待ちいただけますか?

Can I put you on hold for a moment?
一度保留にしてもよろしいでしょうか。

Let me check if she is available.
お電話に出られるかどうか確認いたします。

I’ll transfer you to the person in charge.
Let me transfer you to the person in charge.
I’ll put you through to the person in charge.
担当者におつなぎします。

Suzui, you have a phone call from Mr.Mishima of the Yotsuba Corporation.
Suzui さん、Yotsuba 社の Mishima さんよりお電話が入ってます。

 

 

電話を受けたとき : 担当者が不在の場合の英語表現

お客様・相手からの電話をおつなぎしようとしたとき、担当者が不在の場合もあるでしょう。不在であることを伝える表現をここでご紹介します。

不在であることを伝える表現
相手の出方を伺う・相手に行動を促す表現
担当者が不在で電話を終えるとき

 

不在であることを伝える表現

She’s not in today.
本日は不在です。

He’s not here right now.
今ここにいません。

She’s on the phone now.
ただいま別の電話に出ております。

He’s on another line right now.
ただいま別の電話に出ております。

He’s out of the office now.
ただいま外出しております。

She’s on vacation this week.
今週は休暇中です。

I’m afraid she’s not available.
申し訳ありません。ただいま応対することができません。

He has already left for home today.
本日はすでに帰宅しております。

I’m afraid he has today off from work.
申し訳ございません、彼は本日お休みをいただいております。

He’s not at his desk at the moment.
I’m sorry, but he’s away from his desk.
ただいま席を外しております。

I’m afraid she’s in a meeting at the moment.
申し訳ありません、ただいま会議に出席中です。

 

相手の出方を伺う・相手に行動を促す表現

担当者が不在であることを伝えたあと、相手にどのように接するかはとても大切です。以下のようなパターンがあります。場面に応じて使えるとよいでしょう。

Would you like to hold?
このままお待ちになりますか?

Could you call back later?
あとで掛けなおしていただけますか?

She should be back by 3 p.m.
3時までには戻る予定です。

Could you call back in two hours?
2時間後にかけなおしていただけますか?

Should I tell him to call you back?
折り返し電話をするように彼に伝えましょうか?

Would you like to leave a message?
ご伝言を承りましょうか?

When would be convenient for you?
いつがご都合よろしいですか?

 

担当者が不在で電話を終えるとき

相手から電話があったものの、担当者が不在で電話を終えるときの表現例です。こちらも参考にしてください。

I’ll tell him you called.
お電話があったことをお伝えしておきます。

I’ll tell him to call you back.
折り返し電話をするように彼に伝えます。

May I have your name again?
もう一度お名前をいただけますか?

Is there anything I can help?
他にご用件はございますか?

 

 

 

「電話をかける」の英語表現

また、仕事ではこちらから先方に電話をかけることもあるでしょう。その場合も日本と同じ流れです。

 

電話をかけるときの流れ

1, 2 は電話を受けたときとほぼ同じです。簡単に言えば、Hello. My name is … という流れから、担当者に代わってもらい、その担当者に用件を話します。

1. 最初に挨拶する
2. 自分の名前を名乗る
3. 担当者につないでもらう
4. 本題に入る (※ 電話をかける目的によるため、省略)

 

担当者につないでもらうときの英語表現

担当者につないでもらうときには、電話の目的を簡単に説明します。

I would like to speak to Mr. Simons, please.
Simons さんとお話ししたいのですが。

May I speak with Mr. Simmons?
May I speak to Mr. Simmons, please?
Simmons さんにおつなぎいただけますか。

I’m returning a call from Ms. Abbot.
Abbot さんからお電話をいただいたようなので折り返しの電話をしました。

The reason for my call today is to make an appointment.
お電話の理由はアポイントを取るためです。

I’m calling about the issue Mr. Gibson asked yesterday.
昨日、御社の Gibson さんから問い合わせがあった件についてお電話いたしました。

I’d like to ask you about the details of your new product.
御社の新製品について詳細をお伺いしたくお電話いたしました。

The reason I’m calling is that Ms. Robinson emailed us the day before yesterday.
ロビンソンさんが一昨日メールしてきた件でご連絡いたしました。

 

 

電話をかけたとき : 担当者が不在の場合の英語表現

相手に電話をかけても担当者が不在の場合があります。不在のときの対応は以下のようなものが主だと思います。

  • 折り返しのお願いをする
  • 伝言をお願いする
  • 何時ごろ戻るか聞く
  • 他の人につないでもらう

 

例文は以下の通りです。

Can I leave a message?
伝言をお願いできますか?

Could you tell her to call me back when she returns?
戻りましたら折り返しお電話をいただきたいとお伝え願えますか?

About what time is he expected back?
何時頃にお戻りでしょうか?

I’ll give her a call at a later date.
後日あらためてお電話します。

I can arrange my schedule around yours.
そちらの予定に合わせます。

I’d like to speak to someone in charge of sales department.
営業部のどなたかとお話ししたいのですが。

Is there anyone who knows about this?
この件についてお分かりの方はいらっしゃいますか

 

 

 

電話対応トラブルシューティング

こちらは電話対応で何かあったときに参照する部分です。聞こえなかった、聞こえない、忘れてしまった、番号のかけ間違いなどありますが、一部のみご紹介します。

Could you repeat that?
もう一度おっしゃっていただけますか?

Could you say that again?
もう一度おっしゃっていただけますか?

May I have your name again?
もう一度お名前をいただけますか?

I’m sorry I didn’t catch what you said.
申し訳ありません、聞き取れませんでした。

There is no Tanaka here.
ここには Tanaka という方はいません。(在籍していない)

I’m afraid Tanaka doesn’t work here.
失礼ながら、ここには Tanaka という方はいらっしゃらないようです。(在籍していない)

I can’t hear you very well.
お電話が遠いようです。(よく聞こえません)

Could you please speak up?
Could you please speak a little louder?
もう少し大きな声でお話しいただけますか?

Could you please speak more slowly?
Could you please speak a little slower?
もう少しゆっくり話してもらえますか?

I’m calling on behalf of Mr.Hasegawa.
I’m calling you in lieu of Mr.Hasegawa.
Hasegawa の代理で電話をしております。

This is Nakano calling on behalf of Mr.Hasegawa.
Hasegawa の代理で電話をしている Nakano と申します。

I’m afraid you have the wrong number.
番号をお間違えではないでしょうか。

I’ll hang up and let me confirm the details.
一度電話を切らせていただき、詳細を確認させてください。

I’ll let you know the progress later.
改めて進捗をお知らせします。

 

また、例文の発音を確認したい方は以下のページを参考にしてください。

英文を眺めているだけで、ネイティブの発音はわかりません。しかし、どんな英文でもネイティブ並みの発音、イントネーションを確認する方法があります。 […]

 

 

まとめ

海外の会社であらかじめ電話応対のマニュアルを用意しているところもあるでしょう。もしそれがあるのであれば、そちらに従ってください。こちらの記事を参考程度でマニュアル順守で問題ないと思います。

電話応対は「慣れ」です。それは日本語でも英語でも変わりません。英語で電話応対をすることになった場合は慣れることを念頭に置いて対応するとよいと思います。