失敗しないビジネス用英語メールの書き方【例文あり】

2018年9月2日2024年7月28日

仕事先にメールを送る場合、失敗したくはないと思います。相手に失礼にならないように書くことが大切です。今回は失敗しないようにするためのビジネス用英語メールの書き方について、簡単にお伝えします。

英語メール例も3つ用意しました。恥をかかないようにするためにも、ぜひこの記事で対策してください。

失敗しないビジネス用英語メールの書き方

英語のメール構成は、以下の3つです。

• 序文
• 本文
• 結論

件名をあわせた各箇所の注意事項を、英語メール例とあわせてご確認ください。

件名

件名には、内容が何なのかを記述します。緊急の場合は緊急だとわかるようにしてください。件名に差出人の名前を入れると、確認してくれる確率があがります。

各単語の最初の1文字は大文字にします。この場合は、a, the などの冠詞、on, in などの前置詞は小文字のままです。

REQUEST というようにすべて大文字で記述すると、相手に圧迫感を与えるので使わないようにしましょう。件名に Hi. などを入れると、迷惑メールと判断される場合もあるので注意してください。

ビジネスメールの件名 (記述例)

例を挙げると以下の通りです。

🔊 Play Inquiry about Tax Return
確定申告のお問い合わせ

🔊 Play Revision to the Wednesday Meeting Time
水曜日の打ち合わせ時間の変更

🔊 Play Request for New Proposal – Please reply by tomorrow
新規提案への要求 – 明日までにご返信ください

🔊 Play Price Quotation for Outcome-based Contract – Jane Smith
請負契約の見積もりの件

序文

メールの序文は、誰に宛てたメールなのかを記述します。ラストネームだけを使い、名前の最後には , (カンマ)を付けます。性別がわからない場合は Mr. や Ms. を使わずにフルネームにします。

名前のあとは、簡単なあいさつです。そのあと、メールの主旨・目的を記述します。なぜこのメールを送ったのかを簡潔にわかるように記述してください。

相手の名前 (記述例)

🔊 Play Dear Sir / Madam,
みなさま

🔊 Play Dear Mr.Smith,
スミスさんへ (男性は Mr. (名字)で統一)

🔊 Play Dear Ms.Davis,
デービスさんへ (女性は Ms. (名字)で統一)

🔊 Play Dear Customer,
お客様へ

🔊 Play Dear Sales Department,
営業部のみなさま

🔊 Play To whom it may concern,
各位 (相手を指定できることが望ましいので、なるべく使わないように)

メールの目的・主旨 (記述例1) : I would like you to ～

受け取り手に何かしてほしいときに使う表現です。

🔊 Play I would like you to look over the attached file.
添付ファイルに目を通していただけないでしょうか

🔊 Play On behalf of the team, we would like to thank you for integrating our platform into your business.
彼らに代わり、あなたの事業が我々と統合されたことに感謝申し上げます

メールの目的・主旨 (記述例2) : I am writing to ～

メールの最初でよく使われる形です。

🔊 Play I am writing to confirm the sales meeting on April 7.
4月7日の営業会議の確認のためにメールします

🔊 Play I am writing to enquire about the availability of the product.
製品が入手可能かどうかを問い合わせさせていただきたくメールでご連絡いたします

🔊 Play I am writing to inform you that system maintenance will be performed on Aug 28.
8月28日にシステムの保守が行われるため、メールでお知らせいたします

🔊 Play I am writing in hopes of finding the appropriate person who handles this incident.
この件を担当する適切な人員が見つかりましたので、メールでご連絡いたします

メールの目的・主旨 (記述例3) : We are excited to introduce to you …

メールの受け取り手に何かを紹介するときに使います。

🔊 Play We are excited to introduce to you our latest product.
我々は最新の製品についてご紹介させていただけたらと思います

🔊 Play We are excited to introduce to you all a part of the results of that research.
我々に研究結果をあなたにご紹介できたらと思います

本文

本文は、相手に熟読させないようにします。すぐに内容がわかる文章を心がけてください。そのためには、箇条書きを使うなど簡潔にまとめましょう。そして結論を先に述べておくことも大切です。書き終わったら見た目も修正してください。見た目は重要です。

情報提供 (記述例)

メールの本文で情報提供をする際はそれを相手が熟読しなくてもわかるように簡潔に記述します。

🔊 Play I am attaching the brochure.
パンフレットを添付いたします

🔊 Play Here is the information you’ll need to access your account.
これはアクセスに必要な情報です

🔊 Play We regret to inform you that we cannot comply with your request.
申し訳ございませんが、ご要望にはお答えできかねます

🔊 Play We hope you will take advantage of our special offer. It is a great opportunity to increase your market share.
私たちは我々の特別優待をご提供します。市場拡大の良い機会かと存じます

🔊 Play I regret to say that the product you have asked for is currently out of stock. We apologize for any inconvenience we caused.
申し訳ございません。ご要望の商品は現在在庫が切れております。ご迷惑をおかけしていることをお詫びいたします

依頼 (記述例)

🔊 Play I am afraid I cannot open the file you sent. Could you send it again, please?
お送りいただいたファイルが開けませんでした。再送していただけますでしょうか

🔊 Play I sent you our manual to address some of the questions you had last week. I hope you will find it helpful and informative. Please feel free to let me know if you had any questions or feedback.
先週疑問を持たれた点に関しまして、マニュアルを送らせていただきました。有益なものでありましたら幸いです。もし他の質問がございましたら遠慮なくお知らせください

🔊 Play Your opinion means a great deal to us. We would appreciate your feedback. Reply to this email with your story. Feel free to write whatever you like, but we have included a couple of questions that you can use as a guideline.
あなたの意見は我々にとって貴重なものであり、感謝いたします。つきましてはこのメールに返信ください。ご自由に書いていただいて構いませんが、ガイドラインに従っていくつか質問もさせていただきます

箇条書き (記述例)

🔊 Play We will be discussing:
🔊 Play ・How to improve work efficiency
🔊 Play ・How to build your IT strategy
🔊 Play ・The three pillars of research optimization
🔊 Play ・How to develop better quality

我々がお話しするのは以下の通りです
・業務効率改善方法
・IT戦略の構築法
・リサーチ適正化の3本の柱
・よりよい品質向上の方法について

結論・締め

メールの締めは、返信が必要ならその旨記述します。簡単なお礼でもよいでしょう。そのあとに名前を記述して終わります。

締めの言葉 (記述例)

締めの言葉の例は以下の通りです。

🔊 Play We hope to see you there.
お会いできるのを楽しみにしています

🔊 Play I look forward to hearing from you.
ご返信をお待ちしております

🔊 Play Thank you for your continued patronage of our business.
毎々格別のお引き立て、感謝申し上げます

🔊 Play Thanks for using our system. We hope you can put some of these tips into practice!
ご利用ありがとうございました。いくつかの項目を実施していただけたら幸いです

結びのあいさつ (記述例)

こちらはメールの最後に書く結びのあいさつの例です。

🔊 Play Sincerely yours,
Sincerely yours,
Mike Ford
敬具 (つつしんで申しあげます)

🔊 Play Yours sincerely,
Yours sincerely,
Kate Davis
敬具 (つつしんで申しあげます)

🔊 Play Yours faithfully,
Yours faithfully,
Brian
敬具 (つつしんで申しあげます)

🔊 Play Best Regards,
Best Regards,
Rita
よろしくおねがいします

英文メール (記述例)

最後に英文メールの例を記述します。

製品購入のお礼 – メール例1

アカウント登録と詳細情報の案内 – メール例2

製品レビューのお願い – メール例3

まとめ

英語のビジネスメールの書き方、いかがでしたでしょうか。

英語のメールは「序文」「本文」「結論」の3段階で構成します。再度、下記の注意事項をご確認ください。ビジネスシーンでメールを書くときの参考にしていただけたらうれしいです。

bullet
箇条書き

itemize
箇条書きにする

put it into practice
実現する、実施する

faithfully
誠実に、 忠実に

sincerely
心から