ビジネス用英語メール 件名・タイトルのつけ方【テンプレート】

2019年12月30日

ビジネス用英語メール 件名・タイトルのつけ方【テンプレート】

英語でメールするとき、件名・タイトルをどのように記述するとよいでしょうか?

今回は、英語でメールするときの件名・タイトルのつけ方について、お伝えしていきます。せっかく書いた本文を読んでもらえるようにするためにも、必ず確認してください。




ビジネス用英語メール 件名・タイトルのつけ方 目次

 

英語メール 件名・タイトルの基本事項

まず、英語メールにおける件名・タイトルの基本事項についてお伝えします。

 

単語の最初の1文字は大文字

タイトルに使われている単語の最初の1文字は大文字にします。しかし、anda などの接続詞や冠詞は最初の1文字も小文字のままです。件名・タイトルの例は以下の通りです。

Request for Sales Report
セールスレポートのご依頼

Inquiring about Tax Return
確定申告についてのお問い合わせ

 

 

単語すべての文字を大文字にしないこと

たとえば、英文の中には NOT を強調している箇所があるとします。しかし、メールの件名には使わないようにしてください。なぜなら、単語の文字すべてが大文字の件名だと、受け取り手があまり内容がよくないと感じてそのメールを開きたくなくなるからです。相手への敬意という意味でも大切なことです。

× : Inquiry about SYSTEM PROBLEM
〇 : Inquiry about System Problem

 

 

件名は長くせずになるべく少ない文字数で表現すること

件名は長くせず、なるべく少ない文字数で表現しましょう。しかし、短すぎると具体性にかけるため注意が必要です。

× : The system error occurred this morning. We cannot access to the site.
× : Urgent !

〇 : Urgent System Error

 

 

Hello などのあいさつ表現は本文で記述

Hello などのあいさつが件名にあると、相手にスパムメール・迷惑メールだと思われる可能性があります。件名は省略せずにしっかりと書くことが大切です。

× : Hi
× : Nice to see you again

× : Re : 
〇 : Question about Production Release

 

件名・タイトルの基本事項
・単語の最初の1文字は大文字
・単語すべての文字を大文字にしないこと
・件名は長くせずになるべく少ない文字数で表現すること
・Hello などのあいさつ表現は本文で記述

 

 

ビジネス用メール 件名・タイトルのつけ方

ビジネスで英語でメールするとき件名・タイトルのつけ方を、ポイントごとに紹介していきます。

 

重要なことがわかる単語を使う

重要なことがわかる単語を使うことが一番大切です。件名の例は以下の通りです。

Change of Task Schedule
スケジュールの変更

Smooth Approval Request
スムーズな決裁の依頼

Inquiry about Work Process Figure
作業工程図についての問い合わせ

Revision to the Wednesday Meeting Time
水曜日のミーティング時間の変更について

Inquiry regarding Current System Analysis
現行分析についての問い合わせ

Question about Requirements for System Development
新しいシステム開発の要件についての質問

 

 

緊急性がわかる単語を使う (緊急な場合)

緊急な場合、緊急性がわかる単語を使うことはとても大切です。件名の例は以下の通りです。urgent, please read, please respond などを件名に入れることで、相手は件名だけで緊急性が高いことがわかります。

Urgent System Update at 2 pm
緊急のシステムの更新 (午後2時)

Question Regarding Proposed Changes – Please Read
変更案についての質問 – 「読んでください」

Request for New Proposal – Please reply by tomorrow
新しい提案のお願い – 明日まで

Error in Ticket #283894 – Please respond by Thursday
チケット番号283894 の間違いの件 – 木曜までにご返信ください

 

 

人の名前を入れることも

たとえば、初めての人にメールを送る場合、両者が知っている別の人の名前を入れることもあります。上司の名前を入れたり、重要なメールの場合は送信する人の名前を入れることもあります。

ATTN: Returns
ご担当者宛て (ATTN: は attention)

ABC corporation, ATTN: Returns
ABC corporation ご担当者宛て

Price Quotation for Outcome-based Contract – Jane Smith
請負契約の見積もりの件 – Jane Smith

Invitation to Education Expo – Mike Davis Recommendation
教育博へのご招待 (Mike Davis 推薦)

 

件名・タイトルのつけ方
・重要なことがわかる単語を使う
・緊急性がわかる単語を使う (緊急な場合)
・人の名前を入れることも

 




ビジネス用英語メール 件名・タイトルのつけ方 まとめ

メールタイトル・件名の基本事項をまとめると以下の通りとなります。

  • 単語の最初の1文字は大文字
  • すべて大文字の単語を使用しない
  • なるべく少ない文字数で表現
  • あいさつは本文で

 

以下は、ビジネスメールのタイトル・件名において大切なことです。特に最初の項目の、相手にとって重要な単語を入れるようにしてください。

  • 重要な単語を盛り込む
  • 緊急性を盛り込む (緊急の場合)
  • 件名に名前を入れることも

本文中の例を参考にメールを記述していただけたらうれしいです。

 

 

 





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