【ビジネス英語】メールの件名・タイトルのつけ方【例文あり】
英語でメールするとき、件名・タイトルをどのように記述すればよいのでしょうか？
今回は、英語でメールするときの件名・タイトルのつけ方について、簡単にお伝えします。せっかく書いた本文を読んでもらえるようにするためにも、必ず確認してください。
英語メール 件名・タイトルの基本事項
まず、英語メールにおける件名・タイトルの基本事項についてお伝えします。
単語の最初の1文字は大文字
タイトルに使われている単語の最初の1文字は大文字にします。しかし、and や a などの接続詞や冠詞は最初の1文字も小文字のままです。件名・タイトルの例は以下の通りです。
Request for Sales Report
セールスレポートのご依頼
Inquiring about Tax Return
確定申告についてのお問い合わせ
単語すべての文字を大文字にしないこと
たとえば、英文の中には NOT を強調している箇所があるとします。しかし、メールの件名には使わないようにしてください。なぜなら、単語の文字すべてが大文字の件名だと、受け取り手があまり内容がよくないと感じてそのメールを開きたくなくなるからです。相手への敬意という意味でも大切なことです。
× : Inquiry about SYSTEM PROBLEM
〇 : Inquiry about System Problem
件名は長くせずになるべく少ない文字数で表現すること
件名は長くせず、なるべく少ない文字数で表現しましょう。しかし、短すぎると具体性にかけるため注意が必要です。
× : The system error occurred this morning. We cannot access to the site.
× : Urgent !
〇 : Urgent System Error
Hello などのあいさつ表現は本文で記述
Hello などのあいさつが件名にあると、相手にスパムメール・迷惑メールだと思われる可能性があります。件名は省略せずにしっかりと書くことが大切です。
× : Hi
× : Nice to see you again
× : Re :
〇 : Question about Production Release
・単語の最初の1文字は大文字
・単語すべての文字を大文字にしないこと
・件名は長くせずになるべく少ない文字数で表現すること
・Hello などのあいさつ表現は本文で記述
ビジネス用メール 件名・タイトルのつけ方
ビジネスで英語でメールするとき件名・タイトルのつけ方を、ポイントごとに紹介していきます。
重要なことがわかる単語を使う
重要なことがわかる単語を使うことが一番大切です。件名の例は以下の通りです。
Change of Task Schedule
スケジュールの変更
Smooth Approval Request
スムーズな決裁の依頼
Inquiry about Work Process Figures
作業工程図についての問い合わせ
Revision to the Wednesday Meeting Time
水曜日のミーティング時間の変更について
Inquiry regarding Current System Analysis
現行分析についての問い合わせ
Question about Requirements for System Development
新しいシステム開発の要件についての質問
緊急性がわかる単語を使う (緊急な場合)
緊急な場合、緊急性がわかる単語を使うことはとても大切です。件名の例は以下の通りです。urgent, please read, please respond などを件名に入れることで、相手は件名だけで緊急性が高いことがわかります。
Urgent System Update at 2 pm
緊急のシステムの更新 (午後2時)
Question Regarding Proposed Changes – Please Read
変更案についての質問 – 「読んでください」
Request for New Proposal – Please reply by tomorrow
新しい提案のお願い – 明日まで
Error in Ticket #283894 – Please respond by Thursday
チケット番号283894 の間違いの件 – 木曜までにご返信ください
人の名前を入れることも
たとえば、初めての人にメールを送る場合、両者が知っている別の人の名前を入れることもあります。上司の名前を入れたり、重要なメールの場合は送信する人の名前を入れることもあります。
ATTN: Returns
ご担当者宛て (ATTN: は attention)
ABC corporation, ATTN: Returns
ABC corporation ご担当者宛て
Price Quotation for Outcome-based Contract – Jane Smith
請負契約の見積もりの件 – Jane Smith
Invitation to Education Expo – Mike Davis Recommendation
教育博へのご招待 (Mike Davis 推薦)
・重要なことがわかる単語を使う
・緊急性がわかる単語を使う (緊急な場合)
・人の名前を入れることも
【まとめ】ビジネス用英語メール 件名・タイトルのつけ方
ビジネス用英語メール 件名・タイトルのつけ方、いかがでしたでしょうか？基本事項をまとめると、以下の通りとなります。
- 単語の最初の1文字は大文字
- すべて大文字の単語を使用しない
- なるべく少ない文字数で表現
- あいさつは本文で
以下は、ビジネスメールのタイトル・件名において大切なことです。特に最初の項目の、相手にとって重要な単語を入れるようにしてください。
- 重要な単語を盛り込む
- 緊急性を盛り込む (緊急の場合)
- 件名に名前を入れることも
本文中の例を参考にメールを記述していただけたらうれしいです。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。